Licența Potrivită?

10 sfaturi pentru alegerea corectă a plajei de coduri

Atunci când doriți să aderați la Asociația Profesională Non-Profit GS1 România pentru a obține coduri de produs (identificatori GTIN-13 / coduri de bare EAN) va trebui să optați pentru unul dintre cele 4 tipuri de licență anuală, în funcție de necesarul de identificare al companiei dvs., pachetele de coduri aferente fiind de:

• 100 de coduri
• 1.000 de coduri
• 10.000 de coduri
• 100.000 de coduri

Pentru a fi siguri că veți alege pachetul potrivit pentru compania dumneavoastră vă rugăm să țineți cont de următoarele aspecte:

 1. Doar PRODUCĂTORUL / PROPRIETARUL DE MARCĂ, CU PERSONALITATE JURIDICĂ (S.A., S.R.L., P.F.A., I.F. sau I.I.), poate solicita coduri de produs cu licență GS1. Prin PRODUCĂTORUL / PROPRIETARUL DE MARCĂ înțelegem compania care deține specificațiile produsului, indiferent de locul și persoana care îl produce, inclusiv în situația de “Private Label”.

În cazul produselor “White Label” (fără niciun brand sau element de identificare a producătorului efectiv) care sunt importate de către o firma și aceasta le personalizează cu imagine proprie / ambalaj propriu / denumire proprie etc. această firmă poate de asemenea să solicite coduri cu licență GS1, asumându-și întreaga răspundere pentru produse și pentru informațiile furnizate.

În egală măsură, un importator / revânzător care crează ca și produs propriu, de sine stătător un set format din două sau mai multe produse de la minim 2 producători diferiți și îl vinde sub denumirea comercială proprie, devine la rândul său producător pentru acel produs (set) și poate solicita coduri cu licență GS1. El nu va putea solicita însă coduri pentru produsele importate/achiziționate și care sunt deja brand-uite și/sau codificate și pe care intenționează să le comercializeze de sine stătător, sub brandul și specificațiile producătorului. Acest lucru ar conduce la existența a 2 coduri diferite, obținute de către 2 companii diferite, pentru același produs, care aparține, din punct de vedere al specificațiilor produsului, doar uneia dintre ele.

Cei care sunt doar revânzători și au nevoie de codurile EAN pentru a lista produsele pe diverse platforme vor trebui să utilizeze codurile care au fost deja alocate pentru acele produse, care sunt, în general, marcate pe ambalaj de către producători sau se pot obține direct de la aceștia.

 2. Taxa de licență este anuală, dar nu presupune utilizarea tuturor codurilor din pachetul ales în anul respectiv, ele putând fi folosite pe parcursul anilor în care veți avea o relație contractuală cu GS1 România, în funcție de necesarul din fiecare an, până la epuizarea plajei de coduri.

 3. Structura numerică GTIN-13 pe baza căreia se generază codul de bare EAN cu licență GS1, asigură unicitatea identificării și trasabilitatea informațiilor despre Produs prin includerea Firmei producătoare și a țării în care este înregistrată Firma, astfel:

4. Fiecare cod identifică în mod unic la nivel global un anume produs și numai pe acela, iar produsul va avea alocat un singur cod.

 5. Atunci când vorbim despre un produs, ne referim la conținut plus ambalaj. Orice modificare adusă conținutului, ambalajului sau informațiilor prezente pe ambalaj va fi considerată creare de produs nou și implicit va avea nevoie de un nou cod EAN.

 6. Orice variație a unui produs sau orice modificare ulterioară adusă unui produs deja existent va presupune alocarea unui nou cod.

Astfel: nr produse x nr dimensiuni x nr materiale x nr culori x nr greutăți = nr total de coduri necesare

În exemplul de mai jos aveți un tricou de bumbac în 2 culori și 3 dimensiuni, situație în care sunt necesare 6 coduri.

 7. Un cod alocat deja unui produs nu poate fi realocat / reutilizat pentru un nou produs chiar dacă produsul inițial a fost scos din producție.

 8. Datorită structurii identificatorilor numerici GTIN-13 din codurile de bare EAN cu licență GS1 (descrisă la punctul 3), în cazul în care veți epuiza plaja de coduri alocată (pentru care ați optat la înscriere) și veți dori să codificați în continuare noi produse, va trebui să solicitați o suplimentare a licenței GS1 cu alocarea unui al doilea prefix unic de companie și începând cu acea dată să achitați anual 2 prefixe, unul pentru produsele deja codificate și unul pentru produsele ce urmează a fi codificate.

Dacă, spre exemplu pentru primul prefix veți alege pachetul de 100 de coduri și le veți epuiza, păstrând același segment 2 (prefix unic național de firmă) va trebui să adăugăm o nouă cifră la segmentul 3 (numărul de produs) ceea ce va face ca acel nou cod să aibă 14 cifre, ceea ce nu este posibil deoarece codul EAN are mereu 13 cifre.

În egală măsură nu putem să tăiem o cifră de la oricare din segmentele 1, 2 sau 4 pentru a o realoca la segmentul 3 (număr de produs) fiindcă nu ar mai respecta structura codului EAN prin lipsa cifrei de control sau s-ar suprapune prefixe de țară sau unice naționale de companie.

 9. Obligativitatea achitării taxei anuale de licență se păstrează atât timp cât minim un produs codificat cu licență GS1 mai există pe piață.

 10. Pachetele de coduri incluse în licența de utilizare a sistemului GS1 sunt acordate pentru fiecare companie în parte și nu pot fi înstrăinate/împrumutate/revândute parțial sau integral către alte companii sau persoane fizice. Excepție de la această regulă fac fuziunile, cesiunile sau achizițiile de firme de către alte firme, caz în care întreaga plajă de coduri și licența de utilizare, în urma notificării GS1 România și a transmiterii documentelor justificative, se transferă către noua companie.

Concluzie:

Având în vedere toate aspectele menționate mai sus vă rugăm să analizați necesarul de coduri atât în momentul actual cât și pe termen scurt-mediu pentru a alege o plajă de coduri și un nivel al licenței de utilizare a sistemului GS1 care să satisfacă cerințele companiei dumneavoastră.